Esta claro que el país ha adquirido un compromiso hacia la digitalización de algunos procesos y las empresas deben responder rápidamente a este compromiso para evitar sanciones económicas o multas.

Sin embargo, al ser un tema tan nuevo, en el ambiente aún existen algunos asuntos que no estan del todo claros. Por esto, con ayuda de expertos en el tema y por medio de investigación en fuentes oficiales, te compartimos las 5 preguntas comunes que debes conocer sobre nómina electrónica.

1. ¿Qué es la nómina electrónica y a quiénes aplica?

La nómina electrónica se configura como un comprobante que se envía a la Dian como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a través de un archivo XML.

En teoría la nómina electrónica aplica para todo tipo de empresa legalmente constituida, ya que como afirma Lisandro Junco Riveira, uno de los principales propósitos de la nómina electrónica es convertirse en un documento estratégico para la administración tributaria.

La Dian ha establecido algunos tiempos para implementar la nómina electrónica, estos dependen del tamaño de la empresa de acuerdo al número de empleados que se tenga.

2. ¿Cómo funcionará la nómina electrónica?

La nómina electrónica tiene una estructura en su funcionamiento muy similar al del la facturación electrónica; en la cual la empresa que emite la nómina debe enviar la información encriptada a la Dian mediante un operador autorizado y certificado por dicha entidad.

Así mismo, la persona que pertenece a la nómina recibirá mediante correo electrónico, o como disponga la empresa, el soporte de nómina con toda la información legal obligatoria; algo muy similar a como funciona hoy con la facturación electrónica.

3. ¿Cuándo entra en vigencia la nómina electrónica?

Según la última resolución de la Dian las fechas estipuladas para regir con la nómina electrónica son:

 

Vale aclarar que estas son las fechas para presentar los reportes ante la Dian, pues como parte del proceso las empresas primero se deben habilitar en el servicio de formato electrónico de nómina electrónica y este tiene como fecha máxima de activación hasta el 31 de mayo de 2021

4. ¿Cuáles son los beneficios de la nómina electrónica?

Dependiendo del alcance de los servicios prestados por el proveedor tecnológico con el que contrates el servicio, entre los beneficios más notables se puede destacar:

• Acceder a la información en cualquier momento: Bajo este modelo que trabaja en la nube, acceder a la nómina va a ser mucho más sencillo pues solo bastará tener un dispositivo con Internet.
• Información más segura: Por estar en la nube, evitas el riesgo de que la información se pierda por malos usos
• Ahorros en gastos de papel: Al tener los archivos digitales ahorras gastos en papel y a su vez contribuyes al cuidado del medio ambiente.

5. ¿Qué se debe tener en cuenta para seleccionar un proveedor de nómina electrónica?

Recuerda que es indispensable que, cada vez que vayas a incorporar nueva tecnología en tu empresa, esta esté en la capacidad de integrarse y comunicarse fácilmente con los procesos que ya tienes en marcha así no suele ser tan traumático.

Además de esto, para la nómina electrónica es fundamental trabajar con un aliado  estratégico certificado y autorizado por la Dian para prestar este servicio.

ICG Software con su cadena de aliados y pensando en ofrecer soluciones integrales; actualmente cuenta con un aliado autorizado y certificado ante la Dian para prestar el servicio de nómina electrónica y es un servicio que es compatible con las soluciones nativas de ICG como contabilidad y tesorería

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