Facturación electrónica, todo lo que debes saber para implementarla en tu negocio

Se acerca la fecha estipulada por la DIAN para que los negocios obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo  comiencen a emitir la factura electrónica; sin embargo, a estas alturas, te puedes estar preguntando: ¿cómo hago una factura electrónica?, ¿puede mi software de facturación emitir este tipo de facturas?, ¿cuáles son los requisitos?

¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento contable que acredita una transacción de bien o servicio (compra-venta) de manera digital, la cual contiene información de importancia para el vendedor, comprador y la DIAN. Tiene los mismos efectos que la factura de papel, la única diferencia es que se presenta en formato electrónico.

¿Cómo es una factura electrónica?

La facturación electrónica esta compuesta por una firma electrónica, la cual posee una encriptación especial dándole un nivel de seguridad alto, el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) y es emitida en formato XML. Estas características la hacen diferente a una factura digital, ya que esta última es una representación gráfica de la factura, normalmente expedida en formato pdf.

Según el decreto 2242 presentado en 2015 por el Ministerio de Hacienda, toda empresa obligada a facturar lo deberá hacer electrónicamente a partir del 1 de enero de 2019. Actualmente algunas empresas ya están operando bajo esta modalidad de facturación.

¿Qué beneficios trae para tu negocio?

Con la implementación en las empresas de la facturación electrónica, además, se apunta a mejorar las condiciones de productividad, eficiencia y competitividad de las organizaciones. Se prevé que se contribuirá a la reducción de costos en cuanto a logística, impresión y archivo de documentos y también que se dará una estandarización en el intercambio de datos entre las empresas.

¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu negocio?

Para implementarla, el software con el que operes en tu negocio, debe tener un desarrollo especial que permita que este proceso se enlace con el proveedor que te va a prestar el servicio de facturación electrónica de acuerdo con los requisitos de ley o que envié de manera autónoma la información a la DIAN y al cliente. Si tu software se integra correctamente con un desarrollo adaptado a este proceso, no notarás la diferencia entre la forma de operar tu negocio bajo esta modalidad, y generarás tus facturas electrónicas sin ninguna preocupación.

¿Quiénes son los proveedores tecnológicos?

Pero, ¿quiénes son los proveedores tecnológicos? son empresas autorizadas por la DIAN para prestar los servicios relacionados al proceso de facturación: Expedición (generación y entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación.

Consulta aquí la lista de proveedores autorizada por la DIAN a octubre 2018

Recomendaciones

Es recomendable que el paso de factura tradicional a la electrónica se realice meses antes de la fecha de implementación (1 de enero de 2019), ya que así se pueden detectar posibles problemas entre la integración del software y el proveedor tecnológico; evitando sanciones por incumplimiento en las normativas: Económica equivalente al 1% del valor de las facturas efectuadas sin el cumplimiento de las exigencias legales o inclusive el cierre del establecimiento para aquellos que no esten facturando bajo ninguna modalidad.

El tema de facturación electrónica no es algo preocupante si cuentas con un software que te facilite la adaptación a este nuevo proceso y al tiempo te dé respaldo durante su implementación y ejecución; ya que no es un asunto meramente técnico sino también contable, legal y transversal en cualquier tipo de negocio.

En ICG creamos una alianza con el proveedor tecnológico acreditado por la DIAN, The Factory HKA  ejecutando un desarrollo especial para facilitar el proceso de facturación electrónica. Nuestros clientes tendrán la facilidad y tranquilidad de contar con nuestro respaldo y apoyo mientras cumplen con todos los requisitos exigidos por el Gobierno.

A continuación encontrarás cómo es el proceso para incorporar el desarrollo de facturación electrónica a tu software ICG:

Si necesitas más información sobre cómo implementar la facturación electrónica con tu software, contáctanos al correo: servicioalcliente@icg.com.co