Potenciar al máximo su negocio: Un día sí hace diferencia.

Potenciar al máximo su negocio: Un día sí hace diferencia.

Aunque no existe una fórmula mágica para el éxito al manejar un negocio que asegure ser rentable y exitoso de manera sostenible, hay herramientas, prácticas y metodologías que seguramente lo pueden ayudar. Una de ellas consiste en realizar una correcta planeación financiera de su negocio. Y aunque esto pueda sonar muy complicado, no se asuste, no necesita ser experto en finanzas o tener una maestría para aprender los conceptos básicos y ver resultados tangibles.

Un negocio en crecimiento, al aumentar sus ventas, a menudo requiere un mayor capital de trabajo que las soporte. El capital de trabajo se refiere a la inversión que debe realizar la empresa en el ciclo de negocio para poder operar, y está compuesto básicamente de 3 cuentas: las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar. Es fácil identificar entonces, que a mayores ventas, se requiere tener un mayor volumen de inventarios y una mayor cartera, y si estos rubros no son financiados por los proveedores, ese dinero tendrá que salir de algún lado, poniendo a la empresa en riesgo de iliquidez. En otras palabras, para crecer se necesita plata, y representa un reto encontrarla sin necesidad de acudir a entidades financieras.

Un lugar que a menudo es pasado por alto para encontrar el dinero es el balance general de la empresa. Técnicamente el dinero siempre estuvo allí, oculto entre las cuentas, y hay que “desenterrarlo” de algún modo.

Análisis de capital por días.

En empresas con altos índices de crecimiento lo más común es que los gerentes generales utilicen las herramientas de diagnóstico que los contadores o financieros recomiendan, como por ejemplo, la razón corriente o la prueba ácida. Sin embargo, estas herramientas no terminan de convencer a muchos, pues pueden parecer confusas, poco intuitivas y no llaman la atención en comparación con indicadores más “tangibles” como los ingresos y las utilidades.

Una forma más sencilla e intuitiva de hacer diagnósticos puede ser el análisis por días de efectivo, que consiste en evaluar los componentes del capital de trabajo. Analizar estas variables en días permitirá evaluar aspectos sobre pertinencia y eficiencia del ciclo de negocio, como por ejemplo cuánto tardan los clientes en pagar, o qué plazo de pago sería el más conveniente para acordar con los proveedores.

El análisis de días de efectivo evalúa las cuentas del capital de trabajo de la siguiente manera:

  1. Cuentas por cobrar (lo que deben los clientes por los productos que le han comprado): Para calcular el número de días de efectivo de las cuentas por cobrar primero se debe hallar el promedio de ventas diarias de la empresa, dividiendo las ventas anuales por los 365 días del año. Luego se debe dividir el saldo de las cuentas por cobrar, hallado en el balance de la empresa, entre esa tasa de ventas diarias.
  2. Cuentas por pagar (lo que se le debe a los proveedores por lo que se compró y aún no se ha pagado): Para calcular los días efectivo, antes se debe hallar el costo diario de las ventas, este lo determina la relación entre el costo anual de las ventas dividido en los 365 días del año. Ahora, para encontrar los días, dividimos el saldo de cuentas por pagar entre el costo diario de las ventas.
  3. Inventarios (productos terminados en empresas netamente retail e incluyendo materias primas y producto en proceso en las de manufactura): Para calcular los días de efectivo se debe dividir el saldo de inventario por el costo diario de las ventas.

Para efectos prácticos, conviene redondear el número de días hallado al entero más cercano. Y que este número se puede calcular también en función de los meses o semanas si se dispone de la información necesaria.

Ahora, compare cómo se comportan sus días de efectivo contra meses anteriores y promedios de la industria. ¿Acaso los días de efectivo de las cuentas por cobrar son demasiados porque hay clientes que no han pagado? De inmediato se debe llamar a los que están próximos a vencerse o a las cuentas que vencieron y realizar la cobranza. Además, establecer un número máximo de días en los que el cliente debe pagar, y por supuesto velar porque se cumpla para que en el futuro no represente un problema.

¿Acaso su inventario pasa demasiado tiempo en el punto de venta antes de ser vendido? Revise su política de abastecimiento, y si es necesario redefina mínimos de inventario y tamaños de lote. Utilice la información de su sistema de facturación o software POS para planear eficientemente los inventarios disponibles en sus puntos de venta. Recuerde que tener inventario que no se vende, le cuesta dinero.

¿Acaso no ha podido apalancar o financiar su operación con sus proveedores? Si tiene muy pocos días de efectivo en sus cuentas por pagar es un indicio de que usted es el que está financiando todo el ciclo del negocio y que tal vez pudiera obtener ayuda en este aspecto de sus proveedores. Renegocie plazos, pida nuevos términos basado en mayores volúmenes de compra y tendrá un mayor margen de maniobra con su efectivo, sin verse constantemente ahogado por necesidad de caja.

Para comparar sus días de efectivo con otras empresas de su sector le recomendamos descargar los estados financieros de sus competidores desde la web de la Superintendencia de Sociedades (www.supersociedades.gov.co).

Pensar en términos de días efectivo en lugar de proporciones como la razón corriente o la prueba ácida es ventajoso por dos razones. La primera, es muy intuitivo. Cualquiera en la compañía sabe qué se quiere decir cuando se comenta que las cuentas por cobrar se deben recaudar en un período no máximo de n días, lo mismo sucede con el inventario o las cuentas por pagar. Segundo, encontrar el efectivo oculto, el cual se va a desenterrar optimizando los días, será el que permita el crecimiento.

Referencias

Mullins, J. W., & Churchill, N. C. (2004). Managing cash: What a difference the days make!. Business Horizons, 47(6), 79-82.