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¿Cómo optimizar los tiempos de servicio en tu restaurante?

¿Cómo optimizar los tiempos de servicio en tu restaurante?

A nadie le gusta esperar, punto. En ocasiones los clientes van a tu restaurante con prisa, buscan un servicio rápido y poder continuar con su jornada. Pero incluso, cuando se trata de un plan de pasar el rato, sin afanes, nadie quiere que lo tengan esperando. Por eso, una experiencia que enamore a tus clientes requiere minimizar optimizar los tiempos de servicio en tu restaurante.

optimiza el tiempo deservicio de tu restaurante

Tiempo de fila

Si tu restaurante tiene su capacidad copada, los nuevos comensales que quieran entrar, deben esperar a que desocupen y organicen una mesa para ellos. Para restaurantes reconocidos, con clientes fieles, es posible encontrar personas dispuestas a esperar un tiempo hasta que se les asigne una mesa; seguramente hubieran preferido entrar inmediatamente, y por eso su valoración y satisfacción no será igual. Sin embargo, lo más normal es que si tus clientes deben esperar más de unos pocos minutos para poder sentarse en una mesa, abandonarán el lugar y buscarán una nueva alternativa con menor tiempo de espera. Este tiempo es crucial ya que además de generar insatisfacción, tiene un impacto negativo directamente en las ventas de tu restaurante.

Este tiempo tiene la particularidad de que depende de la suma total de tiempo que los comensales pasan en promedio en tu restaurante, es decir que, en gran medida, depende de todos los otros tiempos contemplados aquí. Si tus clientes deben esperar mucho desde que se sientan hasta que un mesero viene a traerles la carta, o desde que deciden que quieren pedir hasta que les toman la orden, desde la orden hasta que les traen el plato, o desde que terminaron de comer hasta que les traen la cuenta y pagan; entonces pasarán más tiempo sin consumir en tu restaurante, ocupando el lugar de alguien que sí podría estar consumiendo, y disminuyendo su nivel de satisfacción por la espera.

¿Cómo optimizarlo?

Ya que depende en gran medida de los otros tiempos, es importante que cada proceso del servicio se optimice, un menor tiempo de atención en cada una de las etapas implica mejorar la rotación de comensales en tu restaurante, por ende, quienes están esperando un turno, podrán entrar más rápido.

Además de esto, es importantísimo contar con un sistema de reservas confiable y fácil de usar para tus clientes. Ten en cuenta que, si solo recibes reservas por teléfono, y el restaurante no permanece abierto la mayor parte del día, tus clientes no podrán realizar la reserva. Considera la conveniencia de contar con un sistema de reservas en línea, en el que tus clientes puedan consultar la disponibilidad de mesas desde su computador o celular y realizar la reserva inmediatamente.

Tiempo de atención inicial

Es el tiempo transcurrido desde que llegan los comensales hasta que hacen su pedido. Como regla general, debes asegurarte que uno de los meseros ofrezca su ayuda a la mesa inmediatamente se sienten. Aun si no quieren ordenar los platos principales de inmediato, es importante que les ofrezcas bebidas y que tu personal se muestre disponible para su servicio. Durante el proceso de pedido siempre debes resolver las dudas de los comensales acerca de cualquier ítem del menú con oportunidad.

Tener ineficiencias en este proceso puede hacer que tus clientes se impacienten, que se enojen por tener que “pasar hambre” antes de comer, en total, que empiecen su servicio con el pie izquierdo.

Aunque es normal que algunos grupos quieran charlar un rato, tomarse algo u ordenar unos aperitivos antes de empezar con los platos fuertes; es diferente esto a tiempos muertos de espera, cuando los clientes están esperando a que un mesero los reciba, venga a resolverles alguna duda o a tomarles el pedido.

¿Qué se debe hacer entonces para optimizar este tiempo?

Planea y monitorea la disponibilidad de tu personal de servicio

Uno de los aspectos fundamentales en este punto es contar con la cantidad apropiada de personal de servicio en todo momento. Muy pocos meseros necesariamente dejarán algunas mesas desatendidas, y demasiados meseros te generan costos innecesarios. Te recomendamos medir estadísticas de promedio de ocupación de tus establecimientos de acuerdo al día, temporada y evento para que hagas una correcta planeación del personal que necesitas en cada momento. Te puedes apoyar de herramientas tecnológicas de planeación de personal de servicio que te permiten no solo tener una agenda organizada para cada persona y equipo, sino también monitorear que la misma se esté cumpliendo a cabalidad.

Optimiza la eficiencia de los meseros.

Aumentar el número de personas de servicio no siempre es fácil, cada persona extra genera costos que se pueden hacer prohibitivos para muchas empresas. Por esto debes hacer que el tiempo de cada uno de tus vendedores rinda de la mejor manera. Con una tableta toma pedidos que envíe el pedido directamente a la cocina para que pase a producción, ayudas a tus meseros a que cometan menos errores (cada uno de ellos cuesta dinero, tiempo y satisfacción de los clientes) y a que eviten desplazamientos innecesarios a la cocina. De esta forma, tendrán más tiempo para ver cómo están sus mesas asignadas y para atenderlas.

Detalla la información de los platos de tu menú.

Uno de los procesos que más consume tiempo es el solucionar dudas de los clientes acerca de los platos. ¿Esto es vegetariano o vegano? ¿Es libre de gluten? ¿Cuáles son los ingredientes? ¿Con qué vino combina bien esta carne? Un mesero puede tardarse varios minutos resolviendo estas dudas, y teniendo en cuenta que no todos tus meseros se conocen bien la carta, es probable que la expliquen mal o que se tomen aún más tiempo yendo a preguntarle a alguien más lo que no sepan. Si tu negocio no necesita atención

Tiempo de servicio

En un restaurante de mantel es probable que éste sea el tiempo donde tienes un mayor margen de maniobrabilidad, los clientes saben que preparar los platos toma tiempo y por lo general están dispuestos a esperar. De todas formas, cuando la espera se hace más larga de lo habitual, comienza la impaciencia, aburrición e insatisfacción de los clientes.

¿Cómo optimizar?

Optimiza los tiempos en cocina

El proceso crucial para el tiempo de servicio es el de preparación en cocina. Este es un proceso muy complejo y que varía mucho de acuerdo al tipo de restaurante, diseño de planta, entre otros aspectos. Aunque no alcanzamos a cubrir este proceso aquí, te dejamos un par de recomendaciones. Tus chefs y ayudantes deben tener en cuenta que no todos los mismos platos se toman el mismo tiempo de preparación, por lo tanto, deben empezar a prepararlos en diferentes momentos para que todos los platos de la mesa salgan al mismo tiempo. Busca un sistema que te permita verificar el progreso de cada uno de los platos que está siendo preparado o que está en lista de espera, que tus cocineros puedan actualizar con facilidad y que pueda ser visto por todos en cocina. De esta forma todos sabrán en que están trabajando. Si además ese sistema se conecta con los toma-pedidos de tus meseros o del counter, mucho mejor, así podrás avisar a tu personal de servicio cuando los platos están listos para llevarlos a la mesa.

La honestidad es siempre tu mejor carta.

Si algún plato se va a demorar más de lo normal porque tienes un cuello de botella, o porque simplemente su preparación así lo exige, es bueno que se lo hagas saber al cliente cuando lo esté ordenando, de esta manera, sabrá que esperar en cuanto al tiempo para comer y no se llevará sorpresas indeseadas.

Tiempo para la cuenta y el cobro

El último tiempo que pasan los clientes en tu restaurante es mientras piden la cuenta, la dividen, y pagan. Al igual que en el tiempo inicial de atención, es muy importante asegurar una buena disponibilidad de empleados para cada mesa y mejorar la efectividad en el uso del tiempo de los mismos, por lo que las mismas acciones dirigidas a ello, te van a ayudar a disminuir este tiempo.

No olvides también que debes facilitarle a tus clientes la posibilidad que repartan la cuenta como mejor les parezca, no hacerlo, obliga a que ellos gasten tiempo decidiendo como organizar o quién le debe pagar a quién después de salir del lugar. Por eso, te recomendamos tener una herramienta para dividir las cuentas de varias formas (cada uno paga por partes iguales o cada uno pago lo que consumió) y recibir diferentes medios de pago (tarjetas de crédito, débito, efectivo, cupones, puntos de fidelización, o combinaciones de estos).

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